Nyt studie: Fjernarbejde kræver flere fysiske møder

Rapporten peger på en ny rolle for konferencer og møder. Når information, vidensdeling og dele af kompetenceudviklingen kan foregå digitalt, får det fysiske møde en anden opgave: at fremme fællesskab, styrke relationer og give rum til fælles refleksion.

Samtidig stilles der større krav til, hvad en konference reelt skal give deltageren. Ifølge rapporten ønsker 69 procent at vide så meget som muligt om konferencen på forhånd. For deltageren handler det i højere grad om at afveje værdien af at rejse og forlade hverdagen mod det, mødet faktisk tilbyder.

– Vi har aldrig haft flere måder at undgå at mødes på og aldrig haft et større behov for at gøre det. Organisationer, der stadig booker møder for at formidle information, vil opdage, at folk holder op med at komme, mens de, der bruger mødet til at skabe sammenhæng, får medarbejdere, der faktisk gerne vil være der. Om fem år tror jeg, at evnen til at designe et møde, som mennesker glæder sig til, er en ledelseskompetence, siger Michael Schüller, administrerende direktør for Svenska Möten.

Tre forandringer påvirker konferencen

Rapporten identificerer tre udviklinger, der ændrer forudsætningerne for møder og konferencer:

Stigende ensomhed. Andelen af svenskere, der beskriver deres liv som ensomt, er steget fra 12 til 32 procent på to årtier, ifølge Kairos Futures’ langsigtede studie af svenskernes værdier. Samtidig er det fysiske møde ikke nødvendigvis attraktivt for alle. Blandt yngre mødedeltagere oplyser 36 procent, at de ikke ligefrem ser frem til konferencer og møder uden for kontoret.

Nye forventninger til mødet. Lederne ønsker ofte at konferencen skal opbygge fællesskabet og en fælles »vi«, mens deltagerne i højere grad vil vide, hvad de får ud af den tid, de bruger. Rapporten peger på behovet for at forene begge synspunkter.

Krav om mindre friktion. 69 procent vil have så meget information som muligt om konferencen på forhånd. Deltagerne vil vide, hvad de får ud af rejsen, og hvordan mødet står i forhold til det, de fravælger ved at forlade hjemmet.

Udviklingen forstærkes af kunstig intelligens og andre digitale værktøjer. Når information kan formidles hurtigere og mere effektivt digitalt, bliver det fysiske samvær mindre begrundet i informationsformidling og mere i det, der kræver, at mennesker rent faktisk mødes på samme sted.

– Oplevet ensomhed er blevet et folkesundhedsproblem i bredere forstand, og jeg tror, at mødesteder vil få en stadig vigtigere rolle i samfundet for at modvirke den – ikke som en behagelig sidegevinst, men som en bevidst funktion. Vi taler allerede om kultur på recept. Jeg vil ikke blive overrasket, hvis vi om nogle år taler om møder på recept, siger Maarja Edman, fremtidsstrateg hos Kairos Future.

Rapporten Fremtidens konferencekunde er udarbejdet af Svenska Möten i samarbejde med Kairos Future og bygger på en kortlægning af samfundstendenser, der påvirker fremtidens møder og konferencer.